Credit management en telewerk: zo verhoog je de productiviteit van je team

door sep 18, 2020Blog

Hoe ziet het werkbeleid van jouw bedrijf er na de lockdown uit? Ondanks het einde van de lockdown kiezen veel bedrijven nog voor telewerk en die beslissing vraagt om de nodige aanpassingen. In dit artikel geven we jou de belangrijkste informatie mee om de productiviteit van jouw telewerkend credit management team te verhogen. Telewerk lijkt immers een blijver te worden.

We werken nu al enkele maanden vanuit onze eigen huiskamer. Dat maakt de gewone gang van zaken (lees: een luchtig gesprekje aan het koffieapparaat of een snel overlegmoment tussen twee collega’s) onmogelijk. Door de aanhoudende COVID-19problematiek passen bedrijven hun beleid aan. De Nationale Bank van België verkondigde al dat Belgische ondernemingen permanent telewerk uitbreiden. Alleen mogen CFO’s en credit managers de impact van de overschakeling naar definitief meer telewerk voor hun team niet onderschatten.  

Uit onderzoek van Grant, Wallace en Spurgeon naar telewerk blijkt namelijk dat sociale interactie op de werkplek de motivatie van werknemers beïnvloedt. Als sociale wezens verhoogt contact met collega’s onze motivatie. De plotse overgang naar verplicht telewerk belemmerde die sociale contacten, wat onze motivatie verlaagde. Dat bevestigden Braziliaanse onderzoekers met hun studie over telewerken tijdens de Coronacrisis. De werktevredenheid nam toe bij teamleden die meer interactie met hun team hadden. 

Plan activiteiten

Om je medewerkers te motiveren, is het daarom belangrijk om initiatieven te organiseren. De Braziliaanse studie toonde aan dat teaminitiatieven het welzijn van werknemers verbeterde. Een virtuele lunchbreak organiseren kan hier een voorbeeld van zijn, maar er bestaan ook heuse virtuele teambuildingsspellen zodat je op een virtuele manier jouw teambuildingsdag kan laten doorgaan.

Bepaal wat remote kan en wat niet

Telewerk biedt ook kansen voor je bedrijf, want het kan de tevredenheid van werknemers en hun productiviteit verhogen. Je kan vergaderingen die een zekere creativiteit en overleg vereisen op kantoor houden. Die verlopen toch altijd iets gemakkelijker als je bij elkaar bent. Denk bijvoorbeeld aan de brainstorm vergadering rond hoe de liquiditeitspositie van jouw bedrijf te verbeteren. Andere taken daarentegen kunnen je werknemers van thuis uit afhandelen, waar ze vaak langer kunnen werken zonder afleiding. Denk dan vooral aan individuele projecten en lineaire taken. Die projectvergaderingen die niet meer inhouden dan het overlopen van een checklist kunnen nu misschien ook via videoconferentie. 

Met deze indeling kunnen werknemers op telewerkdagen zich langer concentreren op de projecten waar ze aan werken, omdat op die dagen alleen dringende vergaderingen op de agenda staan. Op de dag(en) waarop iedereen naar het kantoor komt, plan je andere vergaderingen en brainstormsessies in. Die dag is gevuld met sociale interactie en activiteiten die het productiefst zijn wanneer je samenzit. Zo vind je een balans tussen telewerk en kantoorwerk die aangenaam is voor jouw hele team. 

Pas je dagelijkse tools aan 

Een tweede element dat de prestaties van teams bepaalde in recente studies, was de manier waarop het bedrijf de overgang naar telewerk had aangepakt. Hadden werknemers alle nodige middelen gekregen? Waren er aangepaste procedures uitgestippeld voor meetings? Nu bedrijven mikken op een toekomst met meer telewerk, is het belangrijk om verder te kijken dan de basics waar werknemers bij de plotse overschakeling nood aan hadden. De vraag luidt nu: met welke middelen kan je je werknemers betrokken houden en de productiviteit verhogen? Belangrijke oplossingen hierbij zijn de juiste communicatietools Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld Slack of Microsoft Teams om collega’s op formele en informele wijze met elkaar te laten communiceren. Je kan er taakgerelateerde groepschats opstarten, maar ook privé chatten. Als je liever even mondeling iets bespreekt met een collega of je team, kan dat ook. Zelfs whiteboardsessies kunnen nu via sommige videocall tools.  Je hoeft dus niet van applicatie te veranderen. 

 

Ontdek hoe je jouw productiviteit kan verhogen

Besteed extra aandacht aan je werknemers 

Tot slot moeten managers beseffen dat niet iedereen is gemaakt voor telewerk. Sommige werknemers gaven aan te veel afgeleid te geraken of net te veel bezig te zijn met hun werk. Een respondent vond het heel moeilijk om zijn werk te kunnen wegleggen nu het altijd aanwezig was in zijn persoonlijke ruimte.  

Managers volgen daarom best hun werknemers op. Dat deed Camila Durante, Credit & Collections coordinator bij L’Oréal. Zij plande voldoende momenten in om persoonlijke gesprekken te hebben met haar team. Ze peilde naar hun gemoedstoestand en hoe telewerk bij hen verliep. Door haar werknemers persoonlijk te ondersteunen, gaf ze hen het gevoel dat er naar hen geluisterd werd en verhoogde hun motivatie. Daardoor inde haar team sneller achterstallige facturen en steeg de productiviteit. 

N

Zo zorg je voor een toekomst met meer telewerk, tevreden collega's en hogere productiviteit

  • Plan voldoende momenten in waarop je teamleden met elkaar kunnen praten over niet-werk gerelateerde zaken. 
  • Stel de communicatietools ter beschikking die waardevol zijn voor telewerk, zowel voor de formele overlegmomenten als de informele gesprekken.  
  • Laat werknemers thuiswerk gebruiken voor individuele taken en procesmatige vergaderingen. Breng je team samen op kantoor voor vergaderingen en brainstormsessies die creativiteit en diepgaand overleg vragen. 
  • Volg je werknemers persoonlijk op: sommigen hebben het moeilijker met telewerken dan anderen. Besteed de nodige aandacht aan zij die het niet zo gemakkelijk hebben en ondersteun hen. 
Lees onze andere blogartikelen voor meer informatie en tips over credit management