Schuldvordering: hoe verloopt het proces om onbetaalde facturen te innen?

door okt 2, 2020Blog

Een klant die zijn factuur niet betaalt, het overkomt veel bedrijven in België. Voor B2C-bedrijven is het probleem algemeen gekend. Belgische consumenten betalen gemiddeld hun factuur later dan de voorgeschreven betalingstermijn. Zo hebben bijvoorbeeld ziekenhuizen, energieleveranciers, belastingadministraties te kampen met wanbetalers. Ook de digitale economie ontsnapt er niet aan: Zalando en bol.com zijn tweede bekende spelers die door hun optie om achteraf te betalen vaak een betalingsherinnering moeten sturen. Klanten kunnen met een klik op de knop bij hen bestellen, maar vergeten nadien hun pakketje te betalen.  

Ook in de B2B-sector vormen achterstallige facturen soms een probleem. Betalingskredieten zijn er populair – de helft geeft aan die te gebruiken – maar brengen ook een nadeel met zich mee.  Gemiddeld 31.3% van de betalingskredieten worden niet betaald binnen de afgesproken  betalingstermijnOngeveer één derde van die facturen zijn dus wanbetalingen. 

Goed creditmanagement is daarom essentieel. Als een klant niet betaalt binnen de betalingstermijn moeten de nodige stappen ondernomen worden om toch een betaling te innen. Maar hoe verloopt dat proces nu eigenlijk? Wij leggen het hieronder voor jou uit. 

Betalingsherinnering

Als de klant na het verlopen van de betalingstermijn de factuur nog niet heeft betaald, is er sprake van een wanbetaling. De klant wordt dan schuldenaar. Aan wie hij het bedrag is verschuldigd, is de schuldeiser 

Vaak sturen bedrijven, vanaf nu genaamd schuldeisers, eerst een betalingsherinnering uit. Ze bepalen zelf hoeveel betalingsherinneringen ze sturen en hoe. Wanneer de aanmaning niet helpt, gaan schuldeisers over naar de volgende fase, vaak in samenwerking met externe schuldinvorderaars.

 

Minnelijke schikking

Minnelijke invordering is de eerste manier om wanbetalingen te innen wanneer betalingsherinneringen niet baten. Om de minnelijke fase te starten, moet er een schriftelijke ingebrekestelling gestuurd worden naar de schuldenaar. Dat document moet aan drie eisen voldoen: 

  • Alle informatie over de wanbetaling staat eondubbelzinnig in vervat. 
  • Aangerekende schadevergoedingen en nalatigheidsinteresten worden er nadrukkelijk in vermeld. 
  • De tekst vermeldt dat na vijftien dagen zonder reactie van de ontvanger er verdere maatregelen mogen worden genomen. 

Nadat de schuldenaar in gebreke is gesteld moet de schuldeiser minstens vijftien dagen wachten. Heeft de schuldenaar dan het bedrag nog niet vergoed? Dan mag de schuldeiser overgaan tot andere inningsmethoden. 

Vaak beheren derde partijen de minnelijke schikking. In feite kan iedereen minnelijk vorderen na zich in te hebben geschreven bij het Ministerie van Economische Zaken, maar meestal doet een advocaat, gerechtsdeurwaarderincassobureau of erkende bemiddelaar dit. Schuldeisers laten zich door deze dienstverleners vertegenwoordigen. Voor hen is het moeilijk oop te volgen hoe (goed) facturen geïnd worden. Dienstverleners gebruiken vaak hun eigen platform, waardoor schuldeisers niet zien wat de derde partij doet om het verschuldigde bedrag te innen en hoe ze dit doet. 

Tijdens de minnelijke invorderingsfase zijn er verschillende manieren om de schuldenaar te benaderen: 

  • schriftelijk (per brief of per e-mail), 
  • telefonisch (gesprek of per sms) of 
  • met een huisbezoek. 

Telefonisch contact en een huisbezoek vereisen direct contact met de schuldenaar. Om misbruik tegen te gaan, is het wettelijk verboden dit te doen tussen 22u en 8u. 

Een huisbezoek (of ook wel debiteurenbezoek) is vaak de laatste poging om in de minnelijke fase de factuur te innen. De dienstverlener die langsgaat bij de schuldenaar moet een document bij zich hebben waarop de volgende informatie staat: 

  • de naam van de bezoeker en 
  • een omkaderde en in vetgedrukte mededeling dat de klant niet verplicht is dit huisbezoek te ondergaan en op ieder moment het kan stopzetten. 

De bezoeker moet die laatstgenoemde vereiste ook mededelen in het begin van zijn of haar bezoek, zodat de schuldenaar zijn rechten kent. 

Kortom, tijdens deze fase kunnen dienstverleners verschillende tactieken toepassen om de schuld te innen. Als schuldeiser is het belangrijk om te weten hoe dienstverleners hun klanten benaderen, zodat ze zeker zijn dat die aanpak overeenstemt met hun corporate social responsibility (CSR). Schuldeisers hebben daarom baat bij transparantie.  

Soms leidt de minnelijke fase niet tot een resultaat. De gelimiteerde rechten die schuldeisers hebben in deze fase beletten hen de schuldenaar te verplichten om de wanbetaling te betalen. Dat verandert in de gerechtelijke fase. 

Gerechtelijke vordering

De gerechtelijke fase gaat in wanneer de minnelijke schikking onsuccesvol is en de schuldeiser beroep doet op de rechtbank om de achterstallige betaling te innen. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag dan nog het dossier behandelen. 

De rechtbank die de zaak behandelt hangt af van de soort schuld: 

  • Is de schuldenaar een btw-plichtige handelaar? Dan behandelt de rechtbank van de koophandel de zaak. 
  • Is de schuldenaar een persoon en bedraagt de wanbetaling minder dan 2500 euro? Dan zorgt de vrederechter voor de afhandeling van de zaak. 
  • Is de schuldenaar een persoon en gaat het over meer dan 2500 euro? Dan behandelt de rechtbank van eerste aanleg de zaak. 

Via de rechtbank kan de schuldeiser een uitvoerbare titel krijgen. Dat is een juridisch document dat in drie vormen kan bestaan: 

  • een vonnis, 
  • een dwangbevel of 
  • een notariële akte. 

Met dit document heeft een gerechtsdeurwaarder het recht om beslag te leggen op bezittingen van de schuldenaar, zoals zijn meubels, huis, loon of auto. 

In deze laatste fase heb je als bedrijf ook weinig controle meer over de goede opvolging en de gebruikte technieken. De kosten kunnen daarnaast ook oplopen zonder dat jij daar nog zicht op hebt. 

Centraliseer je beheer van de minnelijke en gerechtelijke fase

Doordat Virteo een volledig transparante opvolging van dossiers mogelijk maakt, kan jouw bedrijf betere resultaten boeken met respect voor jullie klanten. Tientallen schuldinvorderaars, zoals gerechtsdeurwaarders en advocaten werken al op ons platform, waardoor jouw bedrijf via Virteo de invordering kan doen over gans België en daarbuiten. Daarbij laat Virteo toe de resultaten op te volgen van die schuldinvorderaars en kan je verzekeren dat op de juiste manier wordt omgegaan met klanten. Zowel bedrijven als schuldinvorderaars beheren namelijk hun dossiers op hetzelfde Virteo platform. Bedrijven kunnen daar bekijken hoe snel hun facturen geïnd wordenwelke kosten worden aangerekend en op die manier bepalen welke dienstverlener het best aan hun noden voldoet. Zo kunnen bedrijven nog efficiënter en ethischer hun openstaande schulden innen.

 

Ontdek hoe Virteo je kan helpen om onbetaalde facturen beter, sneller en ethischer te innen

Wil je meer weten over ons platform? Download dan snel de whitepaper!

Download de whitepaper