Je suis un client - crediteur, j'ai des factures impayées. Quelles sont les avantages de Virteo?
1. Votre recouvrement net s’améliore, que vous travaillez avec un ou avec plusieurs partenaires de recouvrement

2. Vous obtenez un meilleur aperçu et des données qui vous aideront à déterminer ou a évaluer votre stratégie générale en gestion de crédit.

3. Vous serez en mesure d’assurer que vos partenaires se conforment à votre politique en matière de pratiques de recouvrement socialement acceptables et que votre image de marque ne soit pas compromise.

4. Vous évitez des risques de responsabilité au niveau du RGPD et d’autres régulations concernant la protection de la vie privée.

 

VIRTEO est-elle une plateforme unique en son genre? Quelle est la différence avec CollectOnline ou Unpaid?
Jusqu’à présent, oui. D’autres acteurs prétendront bien sûr le contraire. Il n’existe pourtant aucune autre plateforme de bout en bout disposant d’une communauté pertinente. Cela est à mettre en rapport avec les investissements nécessaires qui s’élèvent à des millions d’euros et avec le fait que la plupart des intervenants ne s’adressent qu’aux partenaires de recouvrement ou à la gestion interne des débiteurs. Certains font toutes sortes de “recoupements”, mais cela ne procure aucun avantage conceptuel ; les frais sont toujours décentralisés, les processus et les données ne sont pas uniformes et aucune transparence n’est garantie.
Comment les dossiers sont distribués parmi nos partenaires (si nous en avons plusieurs)
Le client -vous- décide toujours à quel(s) partenaire(s) les dossiers sont confiés. Dans le cas ou il y en a plusieurs, la distribution se fait généralement sur base d’une combinaison de critères, comme le code postal du débiteur et une liste de vos partenaires accrédités. Il est également possible d’inclure des critères de performance (respect des SLA, taux de recouvrement net dans le passé, …) dans les critères de distribution.
Pourquoi le cycle de trésorerie est-il plus court?
Que vous travaillez avec un ou plusieurs partenaires de recouvrement, dans un système traditionel ils seront tous amenés à transmettre des dossiers à d’autres partenaires pour différentes causes. Une agence de recouvrement par exemple n’a aucune autorité judiciaire et transfèrera des dossiers à des avocats et des huissiers de justice. Les huissiers de justice ont une autorité limitée à leur territoire, ils vont donc (à nouveau) transmettre les dossiers qui se situent en dehors de leur zone. Pour des raisons de profitabilité, on tarde parfois à transmettre un dossier, avec pour conséquence des pertes de temps parfois importantes.

En VIRTEO, au cours des différentes phases d’encaissement les dossiers ne sont plus envoyés à d’autres parties. En effet : chacune des parties travaille sur les mêmes données de chaque dossier. Celui-ci est toujours mis à jour en temps réel.
La proximité est un facteur clé dans le recouvrement, ce pourquoi les dossiers sont immédiatement attribués au partenaire (de votre choix) dont le siège se trouve géographiquement le plus proche du débiteur. Ceci augmente également la probabilité que le débiteur soit déjà connu, entraînant ainsi une meilleure efficacité et une approche adaptée.

Les comptes tiers sont couplés, ce qui fait que vous voyez immédiatement les paiements entrants chez votre partenaire. La combinaison de tous ces effets peut réduire le temps de parcours de plusieurs jours et a également un impact positif sur le pourcentage moyen de récupération net.

Pourquoi les frais totaux sont-ils inférieurs?
Il y a moins d’intervenants, ce qui fait automatiquement baisser les coûts. D’autre part les coûts informatique sont nettement réduits, tant de votre côté que de celui de votre partenaire de recouvrement. Aujourd’hui toutes ces parties travaillent avec diverses applications, aux fontionalités assez comparables, mais ne réalisant qu’une partie du trajet (interne, amiable, judiciaire, …). Toutes ces applications représentent ensemble un énorme budget informatique en développement et entretien. Cette diversité crée par ailleurs un défi pour le donneur d’ordres : les credit managers et administrateurs doivent sans cesse se connecter à d’autres programmes en fonction de qui détient le dossier, des interfaces doivent être créées avec chacun des partenaires de recouvrement, etc.
VIRTEO remplace toutes ces applications par une seule plateforme standard. Cela permet de répartir les frais sur bien plus de parties et vous n’avez qu’un seul portail dans lequel vous pouvez suivre tous vos prestataires de services et tous vos dossiers. Les processus et les structures de données sont uniformisés, ce qui permet de disposer de meilleures analyses de données, tout en simplifiant la réconciliation des montants entrants.
Comment VIRTEO permet-il de mieux sélectionner mes partenaires de recouvrement?
L’histoire démontre que les procédures de sélection et les critères, mêmes élaborés avec grand soin, n’induisent malgré tout pas toujours la sélection des candidats présentant le meilleur rapport qualité/prix ou offrant le taux de récupération nette le plus élevé.
Grâce à VIRTEO les candidats-prestataires de services ne peuvent plus manipuler vos conditions d’appel d’offre avec leur soi-disant offres intéressantes sur des parties du processus pour ainsi recevoir le dossier aux dépens d’un résultat final réellement bon. VIRTEO peut définir vos SLA qui donnent un aperçu du résultat final de l’ensemble du processus et le rendent parfaitement comparable aux autres candidats ou challengers. Par la même occasion vous offrez la possibilité aux acteurs qui se concentrent sur leurs activités cibles et sur la qualité de leurs prestations, de se qualifier à vos yeux. La plateforme VIRTEO vous permet en effet de rendre les critères de sélection pour les services que vous souhaitez demander moins dépendants des capacités techniques informatique et de l’historique volume des fournisseurs.
Quels sont les coûts de VIRTEO pour nous?
Pour le donneur d’ordres il n’y a pas de frais de licence ou de transactions. Si vous avez un processus existant pour transférer des dossiers et que nous pouvons nous y raccorder, il n’y a pas non plus de frais de lancement. Ce n’est que dans le cas d’une demande d’intégration poussée ou en cas de consultance supplémentaire sur mesure qu’il nous arrive de facturer des frais. Cela fera bien sûr l’objet d’un accord préalable. Les rémunérations de VIRTEO proviennent principalement des indemnités transactionnelles payées par les prestataires de services.
Comment se fait-il que dans VIRTEO je peux aussi voir les frais pour les débiteurs?
C’est précisément parce que tout le parcours amiable et judiciaire est effectué dans la plateforme VIRTEO, et au travers de modèles et de processus qui sont gérés de manière centralisée, et via des comptes tiers couplés. Cela signifie que vous pouvez non seulement comparer ce que vous coûtent vos partenaires de recouvrement, mais également dans quelle mesure ils imputent des frais au débiteur. Vous pouvez donc évaluer si tout cela se fait selon vos directives et conformément à la politique de responsabilité sociale de votre entreprise..
Puis-je moi-même déterminer et modifier le processus?
C’est possible, la totalité du processus est défini par des dossiers modèles qui définissent la ligne de temps complète et les différentes actions à entreprendre. Vous pouvez également utiliser différents modèles en fonction du type de dossier, ou afin de mesurer le résultat d’une étape supplémentaire
Qui est VIRTEO?
VIRTEO est une société belge et a été créé il y a 4 ans. Le siège est établi à Malines. Elle emploie actuellement 17 personnes. VIRTEO est un acteur dit FinTech qui crée de la valeur dans des secteurs spécifiques grâce à la technologie et à l’innovation de processus. L’accent est mis sur l’innovation de processus dans le domaine du recouvrement, de la gestion des dettes, de la gestion de comptes tiers, etc., mais également sur la compliance des données privées, des nouvelles technologies dans les banques telles que la PSD2 et certains autres domaines.
Nos actionnaires principaux sont PMV, Ark Angels Activator Fund, Sherpa Invest et le management.
La nouvelle procédure RCI (recouvrement de dettes d'argent non contestées) est-elle appliquée?
La nouvelle procédure RCI (recouvrement de dettes d’argent incontestées) en B2B offre pas mal d’avantages; elle sera donc toujours appliquée lorsque cela est possible.
Pourquoi tant d' huissiers de justice et d'avocats travaillent-ils avec vous?
Ils réalisent que de cette manière ils peuvent mieux se profiler auprès de leurs clients. Ils estiment fournir un travail de qualité et ils comptent sur VIRTEO pour le rendre visible pour leur donneur d’ordre de manière neutre. Ils peuvent se concentrer sur leurs tâches essentielles et leurs coûts en informatique sont inférieurs et variabilisés en fonction de leur activité réelle.
Puis-je travailler avec mes avocats, huissiers et agences de recouvrement habituels?
C’est possible, pour autant qu’ils soient disposés à souscrire aux exigences de compliance et à la transparence que nous offrons aux clients/donneurs d’ordre. S’ils ne sont pas encore connus chez nous, nous les contacterons.
Nous travaillons avec un, voire plusieurs centralisateurs. Quelle est la valeur ajoutée de VIRTEO?
Le concept de centralisation se voit de plus en plus dépassé. Les inconvénients d’une telle structure (pas de transparence, perte de temps dans le processus, conflits d’intérêts, trop d’intermédiaires, trop de frais généraux…) sont importants, et les raisons pour lesquelles on optait pour cette approche ne sont plus pertinentes aujourd’hui, ceci grâce à la technologie combinée à l’apparition des associations coopératives. Nous pouvons examiner ensemble avec les parties centralisatrices avec lesquelles vous travaillez comment la valeur ajoutée de leur rôle centralisateur peut être conservée et comment en éviter les inconvénients.
Quel est le volume minimum?
Il n’y a en principe pas de volume minimum, mais certaines plus-values ne s’obtiennent qu’à partir d’un certain niveau.
Dans quelles conditions est-ce VIRTEO intéressant pour mon organisation?
Si:
Cela vous occasionne beaucoup de travail ou de difficultés pour évaluer votre récupération nette réelle.
Vous devez évaluer et comparer plusieurs fournisseurs de services
Vous n’êtes pas sûr de la sécurité de vos données, vous avez des inquiétudes en matière de GDPR (RGPD).
Vous travaillez avec plusieurs partenaires de recouvrement ou vos partenaires doivent eux-mêmes confier vos dossiers ailleurs.
Vous voulez une plus grande intégration pour pouvoir travailler plus rapidement et plus facilement, mais votre service informatique n’a pas le temps ou pas le budget.
Vous désirez que vos gestionnaires de dossiers aient un aperçu meilleur et plus rapide des dossiers et qu’ils gardent plus de contrôle.
Vous souhaitez émettre un appel d’offres et vous souhaitez bien sûr y intégrer les visions les plus récentes.
Vous pensez que le résultat net obtenu actuellement peut s’améliorer
Vous souhaitez plus de facilités pour établir une analyse de rentabilité pour savoir si la vente de vos factures en souffrance serait une bonne option, et à quel prix.
Vous trouvez qu’il est opportun d’envisager un changement dans votre processus.
Qu'est-ce que le RGPD? Et comment VIRTEO y apporte une réponse?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), en anglais General Data Protection Régulation (GDPR) est un ensemble de règles pour protéger les données des citoyens européens. Cette règlementation est entrée en vigueur en mai 2018 et comprend un bon nombre d’obligations concernant la protection des données et la manière dont vous pouvez échanger des données avec des sous-traitants (comme des partenaires de recouvrement) et la manière dont ils peuvent utiliser ces données. Il y a des obligations en matière de “privacy by design”, des principes généraux de précaution et des obligations de déclaration en cas de perte de données. Il est un fait que l’envoi de données aux partenaires de recouvrement et l’envoi de données entre ceux-ci -ce qui est monnaie courante aujourd’hui- ne répond sans doute PAS ou pas entièrement à ces règles. Les pénalités peuvent aller jusqu’à 4% du CA mondial du donneur d’ordre… VIRTEO apporte une réponse structurelle ; en tant qu’application la plus récente la “privacy by design” est déjà intégrée à la base. Par le concept de plateforme, les données ne sont tout simplement plus transférées de manière électronique entre fournisseurs de services.
Qu'en est-il si nous voulons arrêter notre collaboration?
Il est souvent difficile ou cher de sortir d’une collaboration avec un fournisseur. En effet, les fournisseurs créent souvent une situation d’enfermement (lock-in). VIRTEO ne fonctionne pas comme cela, Nous avons des systèmes ouverts. C’est pourquoi nos conditions d’utilisation comprennent toutes des “procédures de sortie”. Celles-ci décrivent de quelle manière la collaboration peut être arrêtée, de quelle manière les données vous seront retournées, et nous nous engageons à vous assister jusqu’au moment ou toutes les procédures et toutes les données auront été correctement transférées.
Pouvons-nous combiner VIRTEO avec d'autres canaux/méthodes?
Oui bien sûr
Pouvons-nous utiliser VIRTEO pour notre processus de relance interne?
Cela n’était pas prévu au départ. Toutefois la demande en provenance de nos donneurs d’ordres/clients est importante de pouvoir également faire le processus interne (pré-recouvrement) dans le même environnement. Certaines solutions de base sont déjà prévues et seront étendues progressivement.
Si vous avez besoin d’une fonctionalité spécifique, parlez-nous en et nous essayerons de l’inclure.
Peut-on effectuer un test VIRTEO sans impacter nos processus?
Nous tentons toujours de réduire à un minimum l’impact en début de collaboration. Nous adopterons donc autant que faire se peut votre processus existant. Une fois que tout sera ‘sous contrôle ‘ vous pourrez commencer à tester les possibilités supplémentaires offertes par VIRTEO.
Qu'en est-il de l'intégration informatique? Notre département IT doit-il intervenir?
Nous tentons toujours de réduire à un minimum l’impact en début de collaboration. Habituellement nous savons adapter votre processus existant, ce qui permet de créer un “pilot” et d’évaluer les résultats. Une fois que tout sera ‘sous contrôle’ vous pourrez commencer à tester les possibilités supplémentaires offertes par VIRTEO.
Nous allons établir un appel d'offres ou un cahier des charges
Nous pouvons, sans aucun engagement, vous informer des possibilités et de notre expérience. Cela pourra vous aider à fixer les critères de sélection.
Une formation est-elle prévue?
Nous fournissons 2 types de formation: une formation pour les personnes qui gèrent et transfèrent les dossiers. Elles apprennent à se servir du portail, comment elles peuvent consulter tous les détails d’un dossier, comment intervenir dans un dossier, quels rapports elles peuvent produire, etc. Cette formation dure de 1 à 2 heures selon le nombre de participants et sera donnée de préférence chez vous sur des dossiers concrets. Une deuxième formation s’adresse aux personnes souhaitant faire des analyses, du reporting périodique, ou vérifier si les SLA ont été respectées, etc. L’utilisation d’un outil BI est expliquée. Selon les souhaits, cette formation dure quelques heures, voire un demi-jour.
Pouvons-nous avoir une liste des prestataires de services affiliés?
Nous ne sommes pas une enchère (marketplace) et ne donnons jamais une liste sans connaitre votre profil, vos besoins. Les prestataires de services comme les huissiers, les avocats et les bureaux de recouvrement ont des spécialités, une étendue géographique; certains sont affiliés individuellement, d’autres via une association, d’autres encore individuellement et via une association… En fonction de votre profil et de vos désirs, nous pouvons vous donner un aperçu des acteurs qui y correspondent. Nous pouvons d’autre part bien sûr vérifier et vous informer si vos partenaires de recouvrement actuels sont déjà connus chez nous. Si ce n’est pas le cas, nous pouvons éventuellement les contacter et les inviter. Nous n’intervenons pas dans le choix de prestataire de services, cela reste entièrement de votre décision. Mais nous vous donnons les outils et les données qui vous aident dans ce choix et pour l’évaluation qui suivra.
Quels sont les avantages de votre collaboration avec Twikey, UnifiedPost, Groep Joos, Ipex et d'autres?
Nous pouvons nous connecter à ces partenaires de sorte qu’une intégration directe n’est pas requise. Si vous travaillez déjà avec un partenaire comme UnifiedPost, Twikey, Groep Joos, Ipex et autres, nous pouvons utiliser cette connexion-là et il n’en faut plus d’autre.
Comment Virteo peut contribuer à éviter ou à détecter des cas de fraude ou d'abus?
Par des analyses “big data”. Comme il est possible d’effectuer des analyses et des benchmarks sur toutes les données, les résultats sortant du lot seront rapidement détectés. Comme les comptes tiers sont couplés, les paiements entrant arrivent automatiquement dans le dossier et sont visibles. Des frais exagérés à charge des débiteurs sont également visibles et mesurables. Tout cela a bien sûr également un effet préventif.
Comment puis-je attribuer des dossiers à mes partenaires de recouvrement?
Vous définissez les règles et nous les implémentons ; vous pouvez par exemple décider que les dossiers seront attribués sur base du code postal des débiteurs, ou vous définissez des types sur base du genre de dossier (B2B/B2C) ou de l’ampleur de la créance, ou vous combinez des critères. Vous décidez des règles, nous les implémentons dans VIRTEO et ensuite la répartition se fera automatiquement.

Vous souhaitez plus d'informations?

Contactez-nous