Je suis huissier de justice, avocat, bureau de recouvrement. Pourquoi travaillerais-je avec VIRTEO?
Parce qu’avec VIRTEO vous pouvez réagir plus vite et à moindre coût aux véritables besoins de vos clients et parce que vous pouvez vous adresser à des donneurs d’ordres bien plus importants.

Vous pouvez offrir de manière standard des rapports, tableaux de bord et outils souhaités par vos clients, sans devoir demander des adaptations à votre fournisseur informatique ou sans devoir faire des investissements.

Vous ne devez plus vous soucier de contrats de service de backups, de mises à jour, de serveurs locaux, de connexions avec les clients et autres.

Vous pouvez vous concentrer sur votre prestation de services et sur le fonctionnement de votre étude ou cabinet et gagner dans ces domaines-là, sans que votre installation informatique soit un handicap ou un critère de décision pour votre client.

Vous économisez en coûts d’informatique et en coûts de vente et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Quels sont les coûts de VIRTEO?
Travailler avec VIRTEO ne nécessite pas d’investissement préalable. La plateforme fonctionne en général sur vos postes de travail actuels. Il n’y a pas de coût de licence, ni de coût de maintenance, de mises à jour et autres.

Vous payez un coût de transaction par dossier réussi, un dossier dans lequel  le recouvrement s’est effectué avec succés. Votre coût est donc entièrement variable en fonction de l’utilisation effective.

Au début de la collaboration il pourrait y avoir un coût de démarrage pour la formation de votre personnel et pour assurer  l’implémentation des modèles de dossier. Nous fournissons aussi de l’assistance au cours des premières semaines ou des premiers mois. Les clients/donneurs d’ordre/créditeurs/demandeurs reçoivent par ailleurs une licence d’utilisation sans frais.

Dois-je payer pour recevoir des dossiers?
Non. VIRTEO n’intervient par ailleurs pas dans la répartition des dossiers, mais fournit uniquement les moyens techniques aux donneurs d’ordres et aux partenaires de recouvrement pour pouvoir gérer des dossiers plus rapidement et plus efficacement et pour pouvoir évaluer les partenaires de recouvrement.
C’est toujours le donneur d’ordre (créditeur, demandeur) qui décide du partenaire de recouvrement auquel un dossier sera attribué. Cela se fait le plus souvent sur base d’un code postal et sur une sélection de partenaires de recouvrement agréés. Il est également possible que la mesure dans laquelle un partenaire respecte ses engagements (respecter des timings et des procédures, éviter des frais superflus) soit prise en considération dans les critères d’attribution des donneurs d’ordre. Les bureaux qui fournissent un travail de qualité recevront finalement automatiquement plus de dossiers.
Dois-je adapter ma façon de travailler?
La plateforme Virteo permet de gérer intégralement les dossiers depuis la phase amiable jusqu’à la phase judiciaire, et cela avec un traitement en série prévu pour des grandes quantités. Cela comprend les connections externes telles que le RN, le DIV etc, le calcul automatique des intérêts et coûts, la création des significations, facturation, rapports, tableaux de bord,…
Comme il s’agit d’une plateforme cloud vous avez accès à tous les fichiers où que vous vous trouviez, sur la route, chez le client ou le débiteur ou simplement à votre bureau.
Le mode de fonctionnement et les écrans correspondent bien à ce que vous connaissez de vos applications habituelles.
En travaillant via VIRTEO, vous offrez plus de transparence au donneur d’ordre, surtout en ce qui concerne les frais portés à charge du débiteur. En tant que cabinet ou étude de qualité qui dose correctement les ressources et les frais en fonction de la situation, cette transparence joue fortement en votre faveur.
Vous pouvez simplement continuer à traiter vos dossiers en cours dans votre application existante. Ceci étant, nous constatons que beaucoup de fournisseurs décident en fin de compte de traiter tous leurs dossiers via VIRTEO.
VIRTEO vous offre le support nécessaire et est également validé par DIAM pour Vlabel et similaires.
Qui est Virteo?
Société belge dont le siège principal est à Malines, VIRTEO a été créé il y a 4 ans et emploie actuellement 17 personnes. L’accent est mis sur l’innovation de processus dans le domaine du recouvrement, de la gestion des dettes, de la gestion de comptes tiers, de la protection des données sur la vie privée, des technologies nouvelles tel que le PSD2 etc. Outre notre actionnaire principal PMV, le Ark Angels Activator Fund, Sherpa Invest et le management sont actionnaires.
Puis-je me connecter avec mon application actuelle?
C’est possible. Il existe aussi une connexion avec votre comptabilité et une consolidation du répertoire. Un échange d’informations des dossiers peut également être envisagé.
Qu'en est-il pour la comptabilité et le répertoire?
Il existe évidemment une connexion avec votre comptabilité et une consolidation du répertoire. Vous pouvez continuer à utiliser votre application comptable existante.
Une formation est-elle prévue?
VIRTEO prévoit une formation pour vous et pour vos principaux gestionnaires de dossiers. Nous veillons à ce que votre étude puisse, de la manière la plus autonome possible, établir et adapter des modèles de dossiers et de documents. Cela fait partie de notre assistance au démarrage.
De quoi avons-nous besoin pour démarrer concrètement?
D’abord nous planifions un entretien. Lors de cet entretien nous essayons de nous faire une idée précise de votre profil (avocat, huissier de justice, bureau de recouvrement): quels sont vos spécialités éventuelles, vers quel type de clients vous orientez-vous, quels sont les volumes que vous pouvez traiter, etc. Nous vous expliquons alors également comment s’effectue pratiquement un lancement et nous en optimisons la planification.
Qui sont les autres partenaires de Virteo
VIRTEO a des connexions et des collaborations avec UnifiedPost, Twikey, Groep Joos, GIAL, IPEX, Microsoft, Realdolmen et d’autres encore. Ces collaborations nous permettent d’établir des connexions plus rapidement et à moindre coût avec les donneurs d’ordre qui travaillent eux-mêmes avec ces partenaires.
Dois-je être membre d'une association?
Pas nécessairement, même si les associations se font de plus en plus importantes au sein de notre communauté. Beaucoup de cabinets et d’études travaillent déjà au travers d’une association, ce que VIRTEO promeut, facilitant ainsi l’approche informatique. Mais vous pouvez tout aussi bien traiter des dossiers via VIRTEO en tant que cabinet individuel.
Y a-t-il des conditions d'acceptation pour les fournisseurs de service?
Oui. Les partenaires qui veulent travailler avec VIRTEO doivent s’engager à respecter la déontologie de leur profession, les normes éthiques de société et les normes socio-éthiques que les donneurs d’ordre souhaitent voir appliquées.
Les partenaires acceptent également que -en travaillant avec VIRTEO- ils permettent aux donneurs d’ordre de mieux suivre leur mode de fonctionnement. Pour un fournisseur de qualité qui dose correctement les ressources et les frais en fonction de la situation, cela ne pose aucun problème et cette transparence joue en sa faveur.
Comment cela se passe au niveau commercial? D’où proviennent les clients/donneurs d'ordres?
VIRTEO a des contacts avec de nombreux clients/créditeurs, et la demande provient souvent de ce côté-là. Mais en tant que prestataire de services vous marquez évidemment des points auprès de vos clients si vous proposez vous-même la possibilité de traiter des dossiers via VIRTEO. Vous montrez ainsi que vous souhaitez fournir un travail qualitatif en toute transparence, et que vous contribuez activement à la recherche de solutions optimales pour vos clients. Si votre client arrive chez nous en direct, vous ratez une opportunité de vous mettre en avant de manière positive.
Le système fonctionne-t-il en plusieurs langues?
La plateforme VIRTEO est multilingue à tous les niveaux (utilisateur, gestionnaire, documents, …).
À quel type de client cela convient le mieux?
La plus-value est la plus importante pour les donneurs d’ordres/clients qui soit ont un certain volume de dossiers (en moyenne plus de 100 dossiers/mois), ou si ces dossiers ont une grande diversité géographique (nationale ou internationale). La plus-value est alors également importante pour des volumes plus petits. La plateforme VIRTEO est spécialement adaptée pour des appels d’offres publics; vous pouvez ainsi décider de faire une offre conjointe avec des collègues/partenaires sans que l’aspect informatique soit un souci.
Phase amiable et judiciaire?
La plateforme VIRTEO est une solution intégrée. Cela signifie que toute la phase amiable et toute la phase judiciaire sont couvertes par les fonctionnalités de la plateforme. Il est évident que ce ne sont que les huissiers de justice et les avocats qui, dans le cadre de leurs missions, ont accès aux sources telles que le Registre National, la D.I.V., avis de saisie etc.
Qui fixe le prix? À quelles conditions vais-je travailler?
Les conditions commerciales restent toujours un élément de négociation entre vous et le donneur d’ordre. La transparence et les possibilités d’analyse poussées permettent de mettre en avant les résultats réels dans cette négociation. Autrement dit, un concurrent qui essaie de gagner des clients en pratiquant des prix planchers mais qui n’obtient que de piètres résultats, sera rapidement identifié.
Les bureaux de recouvrement peuvent-ils travailler avec VIRTEO?
Bien sûr! Un bureau de recouvrement est pour nous un donneur d’ordres pour les dossiers nécessitant une phase judiciaire, et en même temps un prestataire de services dans la phase amiable. Plusieurs bureaux de recouvrement travaillent avec VIRTEO.
Puis-je entièrement remplacer mon application actuelle par VIRTEO?
Pour les huissiers de justice il est possible de gérer tous leurs dossiers via VIRTEO. Nous déconseillons toutefois d’effectuer la migration de tous les dossiers existants en une seule fois. Une migration par client ou par type de dossier peut se faire de manière plus contrôlée et avec beaucoup moins de risques. Pour les avocats cela n’a pas beaucoup de sens dans la mesure où VIRTEO se concentre pour le moment spécifiquement sur les dossiers de recouvrement. VIRTEO comprend bien toutes les fonctionnalités spécifiques pour les avocats dans le cadre d’une procédure d’encaissement -via RCI ou non- et pour les dossiers de répartition (par exemple pour une médiation de dettes).
Comment traitons-nous les paiements?
Tous les paiements entrants et sortants sont automatiquement envoyés et traités via CODA et SEPA. Dès que les banques seront prêtes et qu’elles publieront leur API nous supporterons également PSD2.
Comment le support est-il assuré?
L’assistance est incluse et assurée en votre langue par des gens dynamiques qui connaissent le business à fond. Les changements légaux, modification des intérêts légaux, liste des rues etc sont gérés et tenus à jour de manière centrale. Tous les 2 à 3 mois, nous publions une nouvelle version (ceci n’ayant pas d’impact sur votre fonctionnement) avec des nouveautés et des améliorations continues.

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