Ik ben opdrachtgever - crediteur, ik heb onbetaalde facturen. Wat kan VIRTEO ons bieden?
1. Uw netto recuperatiegraad zal verbeteren, of u nu met één of met meerdere incassopartners werkt.

2. U krijgt een beter inzicht en verkrijgt data die u helpt in het bepalen van uw algemene credit management strategie.

3. U kan zich ervan verzekeren dat uw incassopartners sociaal aanvaardbare praktijken toepassen en dat uw merkreputatie niet wordt beschadigd.

4. U vermijdt belangrijke risico’s rond GDPR en andere privacy vereisten

 

Is VIRTEO uniek?
VIRTEO is -tot nu to- het enige platform van deze aard. Er zijn uiteraard andere spelers die het tegendeel pretenderen. Er is echter geen enkel ander neutraal end-to-end platform met een relevante community. Dat heeft te maken met de vereiste investeringen, die in de miljoenen euro’s lopen en met het feit dat de meeste bestaande partijen zich enkel richten naar incassopartners of naar het intern debiteurenbeheer.

Zo bestaan er toepassingen voor debiteurenbeheer die u tevens toelaten om dossiers naar gerechtsdeurwaarders te sturen. Dit zijn echter geen platformen of omgevingen waarin advocaten of gerechtsdeurwaarders effectief WERKEN. Het betreft een kopij van de oude werkwijze die naar een website gebracht werd, waarin de problemen van data-integriteit, compliancy, transparantie onverminderd blijven bestaan.

Hoe worden dossiers toegewezen aan mijn incassopoartners, indien ik er meerdere heb?

Het blijft steeds de opdrachtgever (u) die bepaalt welke incassopartnes dossiers behandelen. Als er meerdere zijn wordt de verdeling gewoonlijk gebaseerd op een combinatie van postcode en uw selectie van aanvaardde dienstverleners. U kan echter ook KPI’s (performantie indicatoren, zoals respecteren van timings of procedure, vermijden van onnodige kosten) mee een rol laten spelen bij de toewijzing van dossiers.

Waarom is de cash cyclus korter?
Of u nu met één of met verschillende incassopartners werkt, in een traditioneel systeem zullen er steeds dossiers “over de muur gegooid” worden. Daar zijn verschillende redenen voor; incassokantoren hebben geen enkele gerechtelijke bevoegdheid en hebben ook geen toegang tot bronnen zoals rijksregister of beslagberichten. Zij zullen dus veel dossiers doorsturen of achterliggend toch een gerechtsdeurwaarder consulteren. Gerechtsdeurwaarders hebben dan weer een beperkte territoriale bevoegdheid, dus zij sturen dossiers door naar hun collega’s die wel bevoegd zijn. Soms wordt een dossier zelfs meerdere malen doorgestuurd. Om evidente redenen zullen al deze partijen eerst andere opties uitputten vooraleer ze het dossiers -noodzakelijkerwijs- doorsturen. In al deze gevallen wordt -veel- tijd verloren.

In VIRTEO worden in de verschillende fases van het inningsproces geen dossiers meer doorgestuurd naar andere partijen. Elke partij werkt immers op dezelfde data van elk dossier. Dat is steeds en in real time bijgewerkt.

Fysieke nabijheid is van sleutelbelang bij het halen van goede resultaten en het beperken van kosten. Daarom gaan in VIRTEO dossiers rechtstreeks naar de partner die geografisch het dichtst bij de debiteur zit. Dit verhoogt in belangrijke mate de kans dat de debiteur reeds gekend is, wat uiteraard de slaagkans verhoogt en direct een aangepaste werkwijze toelaat.

Bovendien zijn de derdenrekeningen gekoppeld, waardoor betalingen die bij uw partner binnenkomen onmiddellijk voor u zichtbaar zijn.

In een volledig end-to-end traject kan de winst oplopen tot meer dan 5 dagen. Dat is niet alleen een significante winst in uw cashmanagement, de kortere doorlooptijd heeft ook een positieve impact op het gemiddeld recuperatiepercentage.

Waarom zijn de totale kosten lager?
Er komen minder partijen tussen, wat automatisch de kost drukt.

Daarnaast wordt de IT-kost zowel aan uw kant als aan de kant van uw incassopartner beduidend lager. Vandaag werken al deze partijen met een allegaartje aan diverse applicaties. Deze applicaties doen allemaal in grote lijnen hetzelfde, zij het dat ze slechts een deel van het traject afdekken (intern, minnelijk, gerechtelijk, …). Al deze applicaties samen vertegenwoordigen een enorm IT budget in ontwikkeling en onderhoud.

Bovendien creëert deze diversiteit een uitdaging aan de kant van de opdrachtgever: creditmanagers en beheerders moeten in steeds weer verschillende programma’s inloggen naargelang wie het dossiers heeft, IT interfaces moeten apart opgezet worden met elke incassopartner enzovoort.

VIRTEO vervangt al deze applicaties door één end-to-end standaard platform. Daardoor kunnen de kosten verdeeld worden over veel meer partijen en heeft u slechts één management portaal waarin u al uw dienstverleners en dossiers kan opvolgen. Processen en datastructuren worden geuniformiseerd, waardoor betere data analyses beschikbaar worden en waardoor ook de reconciliatie van binnenkomende bedragen vereenvoudigd wordt..

Hoe leidt VIRTEO naar een beter selectieproces van incassopartners?

De geschiedenis toont aan dat selectieprocedures en criteria, hoe goed uitgewerkt ook, vaak toch niet leiden naar de selectie van de kandidaten met de beste prijs/kwaliteitsverhouding of met de hoogste netto-recuperatie.

Met VIRTEO kunnen kandidaat-dienstverleners uw RFP of aanbestedingsvoorwaarden niet meer manipuleren met zogezegd lage offertes op subonderdelen van het proces om zo de opdracht binnen te halen ten koste van een reëel goed eindresultaat.

Met VIRTEO kan u SLA’s definiëren die het werkelijke eindresultaat van het volledige proces in kaart brengen en deze perfect vergelijkbaar maken met tegenkandidaten of challengers.

Bovendien geeft u daardoor de kans aan spelers die zich concentreren op hun kernactiviteit en de kwaliteit van hun dienstverlening om zich bij u te kwalificeren. Het VIRTEO platform laat u immers toe om de selectiecriteria voor de diensten die u beoogt aan te besteden te focussen op de intrinsieke kwaliteit van de dienst en deze minder afhankelijk te maken van de IT-technische capaciteiten en de volumehistoriek van de dienstverlener.

Wat zijn de kosten van VIRTEO voor ons?

Voor de opdrachtgever zijn er geen licentie of transactiekosten. Indien u een bestaand proces heeft om dossiers over te maken en wij kunnen daarop aansluiten zijn er ook geen opstartkosten. Alleen indien er verregaande integratie gevraagd wordt, of extra consultancy op maat vragen wij soms een vergoeding. Dat wordt uiteraard op voorhand afgesproken.

Het businessmodel van VIRTEO is gebaseerd op de transactievergoeding die de dienstverleners betalen.

Hoe kan het dat ik in VIRTEO ook de kosten voor de debiteur kan zien?

Precies omdat het volledige minnelijke en gerechtelijke traject in het VIRTEO platform wordt uitgevoerd, en via modellen en processen die centraal beheerd worden, en via gekoppelde derdenrekeningen. Dat betekent dat u niet alleen kan vergelijken hoeveel uw incassopartners aan u kosten, maar ook in welke mate zij de debiteur met kosten belasten.

U kan dan eveneens evalueren of dat al of niet in lijn is en blijft met uw richtlijnen en met de CSR (corporate social responsibility) politiek van uw bedrijf.

Kan ik zelf het proces bepalen en wijzigen?
Dat kan, het volledige proces wordt bepaald door dossiertemplates waarin de volledige tijdslijn en diverse acties worden bepaald. U kan ook verschillende dossiertemplates hanteren in functie van het type dossier, of om het resultaat van bijvoorbeeld een extra stap te kunnen meten.
Wie is VIRTEO?
VIRTEO werd 4 jaar geleden opgericht en is een Belgische onderneming met hoofdzetel in Mechelen. Er werken momenteel een 17-tal mensen. VIRTEO is een zogenaamde FinTech speler, die door technologie en procesinnovatie waarde creëert in specifieke sectoren.

De focus is het innoveren van processen rond invordering, schuldbeheer, beheer van derdenrekeningen en dergelijke, maar ook data privacy compliancy, nieuwe technologie bij banken zoals PSD2 en enkele andere domeinen.

Naast onze hoofdaandeelhouder PMV (Participatiemaatschappij Vlaanderen) zijn ook Ark Angels Activator Fund, Sherpa Invest en het management bij de aandeelhouders.

 

Wordt de nieuwe IOS procedure in B2B toegepast?
De nieuwe IOS (Inning van Onbetwiste Schulden) procedure in B2B bevat heel wat voordelen, en zal dus waar mogelijk steeds worden toegepast. Het nadeel van deze procedure is dat de minste betwisting leidt tot stopzetting. In dat geval kan desgevallend de klassieke procedure ingeleid worden.
In tegenstelling tot de perceptie die in de marketing van sommige spelers wordt gecreëerd kan de IOS procedure door eender welke gerechtsdeurwaarder/advocaat worden toegepast.
Waarom gaan al die gerechtsdeurwaarders, advocaten, incassokantoren akkoord om met VIRTEO te werken?
Zij beseffen dat zij zich op die manier beter kunnen profileren naar hun klanten. Zij menen dat zij kwalitatief werk leveren en zij rekenen erop dat VIRTEO dat op een neutrale wijze zichtbaar maakt voor hun opdrachtgever. Ze kunnen zich concentreren op hun kerntaken en hun IT kost is lager en gevariabiliseerd in functie van hun echte activiteit.
Kan ik met mijn bestaande advocaten, gerechtsdeurwaarders en incassokantoren werken?
Dat kan, voor zover zij bereid zijn om de compliancy vereisten en de transparantie die wij aan opdrachtgevers bieden mee te onderschrijven. Indien zij bij ons nog niet gekend zouden zijn zullen wij hun contacteren, en gewoonlijk leidt dat snel tot samenwerking.
Ik werk met één of enkele centraliserende partij(-en), wat betekent Virteo voor ons?

Het concept van centraliserende partijen is meer en meer achterhaald.

De nadelen van een dergelijke structuur (geen transparantie, tijdverlies in het proces, tegenstrijdige belangen, te veel tussenpartijen, te veel overhead..) zijn groot, en de redenen waarom men toch voor deze aanpak koos zijn dank zij de combinatie van technologie en associaties niet meer relevant.

Wij kunnen in samenspraak met de centraliserende partijen waar u mee werkt bekijken hoe de toegevoegde waarde van hun centraliserende rol behouden kan blijven en hoe de nadelen vermeden kunnen worden.

Wat is het minimum volume?
Er is in principe geen minimum volume, maar de meerwaarde wordt natuurlijk pas echt relevant vanaf een bepaald punt.
Wanneer is VIRTEO relevant voor mijn organisatie?
De volgende elementen zijn zeker indicatoren dat VIRTEO voor u een meerwaarde heeft:
U heeft veel werk of moeilijkheden om uw echte netto-recuperatie in kaart te brengen
U dient verschillende dienstverleners te benchmarken, te vergelijken
U bent niet zeker of uw dossierdata wel veilig is en blijft, u heeft zorgen over de GDPR
U werkt met meerdere incassopartners of uw incassopartners dienen zelf dossiers verder door te verwijzen
U wil wel meer integratie om sneller en gemakkelijker te werken, maar uw IT dienst heeft geen tijd of geen budget
U wil dat uw interne dossierbeheerders meer en sneller inzicht hebben in dossiers en meer controle behouden
U dient een aanbesteding uit te schrijven en u wil uiteraard de meest recente inzichten daarin opnemen
U bent niet tevreden over het behaalde nettoresultaat
U wil gemakkelijker een business case kunnen bouwen om te bepalen of verkopen van uw uitstaande facturen een goede optie zou zijn, en tegen welke prijs
U vindt dat het tijd is voor iets nieuws
Wat is GDPR? En hoe helpt VIRTEO ons hierin?

De General Data Protection Regulation (GDPR) of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een set van regels om de gegevens van Europese burgers te beschermen. Deze regelgeving wordt in mei 2018 van kracht en omvat heel wat verplichtingen omtrent data privacy en de wijze waarop u gegevens met onderaannemers (zoals incassopartners) mag uitwisselen en de wijze waarop zij met deze gegevens mogen omgaan.

Er zijn verplichtingen op het vlak van “privacy by design”, algemene voorzorgsprincipes en de meldingsplicht wanneer data verloren gaat. Feit is dat het doorsturen van data aan incassopartners, en het doorsturen van data door incassopartners aan elkaar -wat vandaag voortdurend gebeurt- allicht NIET of niet volledig aan deze regels beantwoordt. De boetes kunnen oplopen tot 4% van de wereldwijde omzet van de opdrachtgever…

VIRTEO lost dit structureel op; als meest recente applicatie is privacy by design reeds aan de basis ingebakken. Door het platform concept wordt data gewoon helemaal niet meer doorgestuurd tussen dienstverleners.

Wat als wij de samenwerking met VIRTEO terug willen stoppen?

Het is vaak moeilijk of kostelijk om terug uit een aangegane samenwerking te stappen. Leveranciers creëren immers vaak een “lock-in” situatie. VIRTEO heeft een totaal ander DNA, wij staan voor open systemen.

Daarom voorzien wij in al onze gebruiksvoorwaarden steeds ook “exit-procedures”. Daarin wordt beschreven op welke manier de samenwerking gestopt wordt, hoe de data aan u wordt overgedragen en engageren wij ons om u te blijven ondersteunen tot alle processen en data netjes overgedragen zijn.

De exit procedure is dus gekend van bij de start van onze samenwerking, dat is een uiting van ons engagement en van het feit dat wij lock-in situaties afkeuren en zelf niet nodig hebben.

Kunnen we VIRTEO combineren met andere kanalen?
Dat is zeker mogelijk.
Kunnen we VIRTEO gebruiken voor ons intern dunning proces?
Oorspronkelijk was dit niet voorzien. We krijgen echter veel vraag vanwege opdrachtgevers/klanten om ook het intern (pré-invordering) proces in dezelfde omgeving te kunnen doen. Een aantal basismogelijkheden zijn daartoe reeds voorzien, in de toekomst wordt dit verder uitgebreid.
Als u een specifieke functionaliteit mist, laat ons dit weten ons en we zullen trachten om deze functionaliteit op te nemen.
Kunnen we VIRTEO testen zonder onze processen aan te passen?
Wij proberen steeds om de impact bij aanvang van de samenwerking minimaal te houden. We zullen dus uw bestaand proces zo veel mogelijk hernemen. Eens alles onder controle is kan u dan beginnen experimenteren met de extra mogelijkheden en data die VIRTEO u biedt. Een test is gewoonlijk mogelijk zonder enige impact.
Wat met de IT integratie? Moet onze IT afdeling tussenkomen?
Wij proberen steeds om de impact bij aanvang van de samenwerking minimaal te houden. We zullen dus uw bestaand proces zo veel mogelijk hernemen. Eens alles onder controle is kan u dan beginnen experimenteren met de extra mogelijkheden en data die VIRTEO u biedt.
Als u reeds met een partij zoals UnifiedPost, Twikey, Ipex en anderen werkt kunnen we van die koppeling gebruik maken
Wij weten dat vele IT departementen het druk hebben en andere prioriteiten hebben, dus we trachten om de zaken eenvoudig om te implementeren te houden. We hebben allerlei integratiemogelijkheden, van eenvoudige SFTP verbindingen, Dropbox of Onedrive connecties, tot bidirectionele API’s en webservices.
Wij gaan een RFP of een lastenboek opstellen.
Indien gewenst kunnen wij u vrijblijvend een uiteenzetting geven over de mogelijkheden en onze ervaring. Dit kan u helpen bij het bepalen van uw criteria om kandidaten te rangschikken en te selecteren.
Voorziet VIRTEO een opleiding?

Wij voorzien 2 types opleiding: een opleiding voor de personen die dossiers beheren en doorgeven. Zij leren omgaan met het portaal, hoe ze alle details van een dossier kunnen consulteren, hoe ze kunnen tussenkomen in een dossier, welke rapporten zij kunnen nemen enzovoort. Deze opleiding duurt naargelang het aantal deelnemers 1 à 2 uur en wordt bij voorkeur bij u gegeven op concrete dossiers.

Een 2de opleiding richt zich tot personen die analyses wensen te maken, periodieke rapportering, nagaan of SLA’s gerespecteerd worden en dergelijke. Het gebruik van een BI tool wordt daarbij toegelicht. Afhankelijk van de wensen neemt deze opleiding enkele uren tot een halve dag in beslag.

Kunnen we een lijst krijgen van de aangesloten dienstverleners?

Wij zijn geen marktplaats en wij geven nooit zomaar een lijst door. Dienstverleners zoals gerechtsdeurwaarders, advocaten en incassokantoren hebben specialisaties, een geografische scope, sommige zijn individueel aangesloten, sommigen vanuit een associatie, sommigen zowel individueel als in associatie…

In functie van uw profiel en uw wensen kunnen wij wel een overzicht geven van de spelers die daaraan beantwoorden.

Daarnaast kunnen wij uiteraard nagaan en u informeren of uw bestaande incasopartners reeds bij ons gekend zijn. Als dat niet het geval is kunnen we deze eventueel contacteren en uitnodigen.

Wij komen niet tussen in de keuze van dienstverlener, dat blijft geheel uw domein. Wij leveren wel de tools en de data die u helpen bij deze keuze en de evaluatie nadien.

Wat is het voordeel van jullie samenwerking met Twikey, UnifiedPost, Groep Joos, Ipex en andere?
Wij kunnen koppelen met deze partijen, waardoor een rechtstreekse integratie niet nodig is. Indien u reeds met een partner zoals UnifiedPost, Twikey, Groep Joos, Ipex en andere werkt, kunnen wij van onze koppeling met hun gebruik maken, waardoor er geen nieuwe koppeling nodig is.
Hoe helpt Virteo fraude of misbruik te voorkomen of te ontdekken?

Doordat analyses en benchmarks kunnen uitgevoerd worden op alle data komen afwijkende resultaten snel naar boven. De derdenrekeningen zijn gekoppeld, waardoor binnenkomende betalingen automatisch in het dossier komen en zichtbaar zijn. Buitensporige kosten ten laste van debiteurs zijn eveneens zichtbaar en meetbaar. Dit alles heeft uiteraard ook een preventief effect.

Indien u interesse heeft in deze materie kan u het hoofdstuk “Wat hebben schoolmeesters en sumoworstelaars gemeen?” in “Freakonomics”, de besteller van Levitt & Dubner.

Hoe kan ik concreet dossiers toewijzen aan mijn incassopartners?
U bepaalt de regels, wij implementeren deze verdeelregels in VIRTEO en vervolgens verloopt de verdeling automatisch. U moet deze verdeling dus niet meer zelf doen. U kan bijvoorbeeld bepalen dat dossiers op basis van de postcode van de debiteur toegewezen worden, of u bepaalt types in functie van aard (B2B/B2C) of grootte van de vordering, of combinaties. U kan steeds ook manueel tussenkomen.

Heeft u meer vragen?

Contacteer ons