Ik ben gerechtsdeurwaarder/advocaat/incassokantoor. Waarom zou ik met Virteo werken?

Omdat u via VIRTEO sneller en goedkoper kan inspelen op de échte behoeften van uw klanten, en omdat u via VIRTEO méér klanten kan bereiken.

De rapporten, dashboards en tools die door klanten gewenst worden kan u standaard via VIRTEO bieden, zonder dat u aan uw IT leverancier aanpassingen moet vragen of in eigen IT investeren moet doen.

Daarnaast kan u met VIRTEO, door het collaboratief model, op veel grotere opdrachtgevers mikken.

U hoeft zich ook niet meer te bekommeren over servicecontracten, backups, updates, lokale servers, koppelingen met klanten en dergelijke. Dat zijn methodes en systemen die meer en meer verleden tijd zijn. U kan zich concentreren op uw dienstverlening en de werking van uw kantoor en daarmee het verschil maken, zonder dat uw IT nog een beslissingselement bij uw klant is. U spaart IT kosten en verkoopskosten uit, en u kan zich concentreren op uw kerntaken.

Wat kost het om met VIRTEO te werken?

Werken met VIRTEO vergt geen voorinvestering. Het platform draait gewoonlijk op uw bestaande werkposten.

Er is geen licentiekost en geen kost voor een onderhoudscontract, upgrades en dergelijke. Er is een transactievergoeding die wordt berekend in functie van de effectieve succesvolle geïnde dossiers dat u behandelt in het platform. Uw kost is dus volkomen gevariabiliseerd in functie van het effectieve gebruik.

Bij opstart is er mogelijk een éénmalige kost om uw personeel op te leiden en om te zorgen dat de modellen en dossiertemplates correct worden opgemaakt, en voor de begeleiding die wij u geven tijdens de eerste weken of maanden. Indien van toepassing wordt dit uiteraard eerst begroot en overeengekomen. Opdrachtgevers/crediteurs/verzoekers krijgen overigens een gebruikslicentie waar geen kosten aan verbonden zijn.

Moet ik betalen om dossiers te krijgen?

Neen. VIRTEO is overigens geen partij in de bepaling wie welke dossiers krijgt, maar levert enkel de technische middelen aan opdrachtgevers en incassopartners om in nauwe samenwerking dossiers veel sneller en efficiënter te kunnen beheren en om incassopartners te evalueren.

Het blijft ten allen tijde de opdrachtgever (crediteur, verzoeker) die bepaalt aan welke incassopartner een dossier wordt toegewezen. Meestal is dat op basis van postcode en aan een selectie van aanvaarde incassopartners.

Het kan echter ook dat de mate waarin een partner afspraken nakomt (respecteren van timings en procedures, vermijden van onnodige kosten) meegenomen wordt in de toewijzingscriteria van opdrachtgevers. Dienstverleners die kwalitatief goed werken krijgen in dat geval dus vanzelf meer dossiers.

Moeten ik of mijn medewerkers anders werken?

Het VIRTEO platform is een volledige end-to-end oplossing om grote volumes aan dossiers kost-efficiënt en kwalitatief te behandelen van de minnelijke tot en met de gerechtelijke fase. Zaken zoals automatische agendaplanning, sms en e-mail integratie, koppeling met externe bronnen DIV, Rijksregister, CBB, ..), automatisch opstellen van brieven en exploten en dergelijke zijn standaard aanwezig. (Uiteraard hebben alleen de gerechtsdeurwaarders en de advocaten toegang tot de bronnen waar alleen zij in het kader van hun opdracht wettelijk toegang toe hebben.)

Omdat het een cloud platform is heeft u op elk ogenblik en overal toegang tot uw dossiers. De schermen en werkwijzes zijn grotendeels in lijn met wat uw medewerkers vandaag reeds gewoon zijn.

Door met VIRTEO te werken levert u meer transparantie aan uw klant. Indien u kwalitatief werk levert is deze transparantie volledig in uw voordeel.

U kan uw bestaande dossiers verder behandelen in uw bestaand pakket, veel dienstverleners beslissen om uiteindelijk volledig over te stappen. VIRTEO levert kwalitatieve en snelle ondersteuning en is door DIAM gevalideerd voor VLABEL en dergelijke.

Wie is VIRTEO?

VIRTEO werd 4 jaar geleden opgericht en is een Belgische onderneming met hoofdzetel in Mechelen. Er werken momenteel een 17-tal mensen. De focus is het innoveren van processen rond invordering, schuldbeheer, beheer van derdenrekeningen en dergelijke.

Naast onze hoofdaandeelhouder PMV (Participatiemaatschappij Vlaanderen) zijn ook Ark Angels Activator Fund, Sherpa Invest en het management bij de aandeelhouders.

Kan ik koppelen met mijn bestaande applicatie?
Dat is mogelijk. Uiteraard is er reeds een koppeling met uw boekhouding en een consolidatie van het repertorium, maar ook een uitwisseling van dossierinformatie met uw bestaand pakket kan desgewenst voorzien worden.
Wat met boekhouding en repertorium?
Uiteraard is er een koppeling met uw boekhouding en een consolidatie van het repertorium. U kan uw bestaand boekhoudpakket blijven gebruiken.
Is er een opleiding voorzien?
VIRTEO voorziet in een opleiding voor u en uw belangrijkste dossierbeheerder(s). Daarbij zorgen wij er voor dat uw kantoor zo autonoom mogelijk modellen en dossiertemplates kan aanmaken en aanpassen. De training is inbegrepen in ons opstartpakket.
Wat is er nodig om concreet te kunnen starten?
U contacteert ons best voor een gesprek. In dat gesprek proberen wij een beeld te krijgen van wat uw profiel precies is (advocaat, gerechtsdeurwaarder, incassokantoor), welke specialisaties u eventueel heeft, op welk type klanten u focust, welke volumes u aankan en dergelijke. We leggen dan ook uit hoe een opstart precies in het werk gaat, en we bekijken desgevallend wanneer dat gepland kan worden.
Wie zijn de andere partners van Virteo
VIRTEO heeft koppelingen en samenwerkingen met UnifiedPost, Twikey, GIAL, IPEX, Microsoft, Realdolmen en andere. Deze samenwerkingen laten ons toe om sneller en goedkoper koppelingen te leggen met opdrachtgevers die zelf met één van deze partners werken.
Moet ik lid zijn van een associatie?

Niet noodzakelijk, al winnen de associaties steeds meer aan belang binnen onze community. Er zijn reeds heel wat kantoren die via een associatie werken, en VIRTEO faciliteert dat uiteraard omdat het probleem van de gemeenschappelijke IT wordt opgelost.

U kan echter evengoed als individueel kantoor beslissen om dossiers van opdrachtgevers te aanvaarden via VIRTEO.

Zijn er aanvaardingsvoorwaarden?

Ja. Partners die via VIRTEO willen werken moeten zich engageren om zich te houden aan de deontologie van hun beroepsgroep, én aan de maatschappelijke en sociale ethische normen die de opdrachtgevers wensen toegepast te zien.

Partners aanvaarden eveneens dat zij -door met VIRTEO te werken- zij de opdrachtgever meer inzage geven in hun werkwijzes. Als kwalitatief kantoor dat de gebruikte middelen en kosten doseert in functie van de situatie heeft u daar geen probleem mee en is die transparantie dus een sterk element in uw voordeel.

Hoe werkt het commercieel? Van waar komen de klanten/opdrachtgevers?

VIRTEO heeft zelf contact met heel wat opdrachtgevers, en vaak komt de vraag van hun kant. U scoort er als dienstverlener echter ook altijd sterk mee bij uw klanten als u zélf de mogelijkheid om via VIRTEO dossiers te behandelen naar voor brengt. U geeft zo aan dat u kwalitatief en transparant wil werken, en meezoekt naar de meest kost-efficiënte oplossing voor uw klant.

Immers, als uw klant zelf bij VIRTEO terechtkomt heeft u de opportuniteit gemist om uzelf pro-actief positief te profileren.

Is het VIRTEO platform meertalig?
Ja. Het VIRTEO platform is volkomen meertalig op alle niveau’s (gebruiker, beheerder, documenten, …).
Welk type klanten of opdrachtgevers is het meest geschikt voor VIRTEO?

De meerwaarde is het grootste bij klanten/opdrachtgevers die ofwel een bepaald volume aan dossiers hebben (gemiddeld meer dan 100 dossiers/maand), tenzij deze dossiers een grote geografische spreiding hebben (nationaal of internationaal). Dan is de meerwaarde ook groot zelfs bij kleinere volumes.

Het VIRTEO platform is bij uitstek geschikt voor openbare aanbestedingen; u kan immers beslissen om samen met collega’s/partners in te dienen zonder dat IT een zorgpunt is.

Minnelijke en gerechtelijke fase?

Het VIRTEO platform is een volledige end-to-end oplossing. Dat betekent dat de volledige minnelijke fase en de volledige gerechtelijke fase gedekt worden door de functionaliteit in het platform.

Uiteraard hebben alleen de gerechtsdeurwaarders en de advocaten toegang tot de bronnen zoals het Rijksregister, D.I.V., beslagberichten en dergelijke waar zij in het kader van hun opdracht wettelijk toegang toe hebben.

Wie bepaalt de prijs? Aan welke commerciële voorwaarden zal ik werken?

De commerciële voorwaarden blijven nog steeds het voorwerp van een onderhandeling tussen u en de opdrachtgever, maar door de transparantie en de doorgedreven analysemogelijkheden wordt het mogelijk om de échte resultaten te laten doorwegen.

Met andere woorden, een concurrent die klanten binnenhaalt door bodemtarieven aan te bieden maar tegelijk povere resultaten haalt, valt met VIRTEO snel door de mand.

Kunnen incassokantoren met VIRTEO samenwerken?
Dat kan, een incassokantoor is voor ons zowel een potentiële opdrachtgever voor de dossiers die een gerechtelijke fase behoeven, als een dienstverlener in de minnelijke fase. Er zijn meerdere incassokantoren die met VIRTEO samenwerken.
Kan ik mijn bestaande applicatie volledig vervangen door VIRTEO?

Voor gerechtsdeurwaarders is het mogelijk om al hun dossiers via VIRTEO te beheren. Wij raden echter af om bestaande dossiers allemaal in één keer te migreren. Een migratie per klant of dossiertype kan veel gecontroleerder gebeuren en omvat veel minder risico’s.

Voor advocaten heeft het weinig zin omdat VIRTEO zich momenteel specifiek richt op invorderingsdossiers. VIRTEO omvat wel alle specifieke functionaliteit voor advocaten in het kader van een invorderingsprocedure -al of niet via IOS- en voor verdeeldossiers (bijvoorbeeld in een schuldbemiddeling).

Hoe worden de betalingen verwerkt?

Alle inkomende en uitgaande betalingen worden via CODA en SEPA automatisch verstuurd en verwerkt. Zodra de banken daarvoor klaar zijn en hun API publiceren zullen wij eveneens PSD2 ondersteunen.

In principe heeft u geen aparte derdenrekening nodig om met VIRTEO te werken; voor het overzicht kan dat echter wel gemakkelijker zijn. U beslist.

Hoe werkt het onderhoud en de ondersteuning?

Het onderhoud en de ondersteuning zijn inbegrepen in de transactievergoedingen. U heeft dus geen apart onderhoudscontract nodig, en om backups en dergelijke hoeft u zich ook geen zorgen meer te maken.

De gebruikersondersteuning wordt geleverd in uw taal en door mensen die zelf ervaring met dossierbeheer hebben.

Alle wettelijke wijzigingen alsook centraal beheersbare data (zoals wettelijke interesten, straatnamen en dergelijke) worden door ons up-to-date gehouden. Elke 2 à 3 maanden wordt een nieuwe versie uitgebracht met verbeteringen en nieuwe mogelijkheden. U krijgt deze nieuwe versies automatisch, zonder impact of werkonderbreking.

Onze support wordt geleverd door gedreven mensen die geven om ùw resultaten en die de business door en door begrijpen.

Heeft u meer vragen?

Contacteer ons